逐鹿數位文件管理與保護平台 DMP
提高企業數位文件管理效能，再保護您的知識與文件資產
企業組織每日產生龐大的文件量，文件管控和資訊安全格外重要。逐鹿數位 DMP 企業文件管理與保護平台，幫助企業高效地組織、儲存、保護、分享數位文件，提高文檔管理的效率和可控性。
DMP 企業文件管理平台透過全文檢索和關鍵詞查詢，可快速檢索所需文件，還能自動追蹤並保留不同版本，提供版本控制和歷史記錄，避免遺失或混淆版本的風險。
逐鹿數位 DMP還能實現文件的協作和共享，多人可同時編輯和連線至同一個文件，促成團隊協作和訊息共享。DMP 也是企業仰賴的法律合約管理工具，可協助企業達成合約自動化、工作流程改善。
企業面臨的文件管理挑戰
- 拿錯文件版本，導致生產錯誤。
- 供應商文件交換過程的資訊常常沒有紀錄。
- 文件管理制度耗費人力且不易落實 (ISO 9001, 14001, IATF 16949…)。
- 文件集中納管後，無良好安控機制，導致重要智財資料流出。
- 文件無系統化管理機制與安控機制，影響接單。
- 紙本化作業無法提升工作效率，造成紙張列印浮濫。
- 研發文件散落個人電腦，無法集中納管與備份保存。
逐鹿數位 DMP 文件管理與保護平台功能特色
- 文件權限與保護管理功能
- 文件版本控管及生命週期管理功能
- 文件線上簽核管理功能
- 文件查詢與分類功能
- 稽核報表與預警功能
- 跨地域的文件同步與管理功能
- 紙本列印管理功能
- 外部文件分發管理功能
- 其他管理功能
- 生技的應用功能
- 知識管理功能
- 產品效益說明
- 產品架構及系統軟體需求
DMP 文件管理：存取權限功能與特色
- 介面與檔案總管類似，使用者易於上手。
- 權限設定滿足企業文件管理的需求。
- 可申請特定電子文件臨時使用權限(電子文件調閱)，增加管理權限的彈性。
- 可分區管理，例如多廠區/多公司/多部門之分權管理，總文管之下可再建立分區文管，適用於多廠區/多公司/多部門需分權管理的需求。
- 快速查詢相對應範本，並快速預覽。
DMP 文件管理：內容保護機制
- PDF或原始檔案線上閱讀保護，文件內容[唯讀]，可有效防止以下行為：檔案不落地、防止螢幕拷貝（Print-Screen）、禁止內容拖曳（Copy & Paste）。
- 支援MacOS平台與線上保護機制（螢幕拷貝除外）。
- 行動裝置線上保護，支援iOS與Android裝置。
- 離線文件保護機制。
- PDF文件動態浮水印，管理者可按文件類別設計，並可設計文件發行章。
- 檔案不落地，線上閱讀保護，可支援多種格式：
※ MS Office：doc(x) / xls(x) / ppt(x) / rtf / msg
※ Open Office：odt / ods / odp
※ 影像：bmp / jpg / tiff / png / gif
※ 純文字：txt, csv
※ 2D CAD圖檔：dwg/dxf/dwf AutoCAD (僅支援Windows PC)
DMP文件管理：版本控管及生命週期管理功能
- 同時只能一個使用者可以執行取出修訂文件。
- 使用者只能查找到最新版文件，避免被誤用（管理者可看到完整歷程）。
- ISO或他類文件的關連文件，可做到同步增/修/廢，以節省審核的次數與時間，並保持相關文件一致性。
- 關聯文件可做文件批次下載閱讀。
- 文件大量存在於系統，可有效管理文件關係及重複利用文件。
DMP文件管理：線上簽核管理功能
- 支援多種流程設定及提供詳細歷程
- 線上可查詢所有文件審核歷程紀錄、簽核者的意見。
- 彈性的工作流程（例:採購流程、合約用印流程分開設置）
- 主管審查意見清單
- 跟催Email通知
- 線上審查支援APP
- 代理人設定
DMP文件管理：查詢與分類功能
● 全文檢索
◼︎ 支援Office, PDF, 純文字檔等檔案格式
◼︎ 支援多組關鍵字搜尋
● MetaData Search
◼︎ 結合知識地圖篩選
◼︎ 依據詮釋資料欄位動態組合查詢條件
◼︎ 支援多組條件與多組關鍵字搜尋
● 個人化查詢管理
◼︎ 可儲存多組個人常用條件
DMP文件管理：稽核報表與預警功能
- 包含所有文件一覽表、權限一覽表，待修訂的文件一覽表等。
- 行為紀錄統計表，依日期、使用者、類別檢索。
- 提供轉換Excel功能。
- DCC可設定異常行為Pattern，自動寄發通知。
企業文件管理與保護，為什麼首選逐鹿數位？
- 可結合BPM進行文件管理審批及檢核。
- BPM系統可以將企業不同部門的文件整合到一個統一平台上，實現跨部門的流程協同和信息共享，提高組織協作和溝通效率。
- 可結合合約管理系統，能夠讓企業更加有效地管理和追蹤合約的全生命週期，提高合約管理的效率和準確性。
- 數位化存儲：文件管理系統能夠將紙質文件數位化存儲，避免紙本檔案大量佔用空間和時間成本。
- 協作共享：文件管理系統能夠實現文件的協作和共享，多人同時編輯和訪問同一個文件，促進團隊協作和信息共享。
- 增加資安保護，如檔案不落地、文件浮水印及權限控管等。
