宇瞻科技運用明基逐鹿BPM打造智慧管理流程
2015/03/24-吳冠儀
Apacer宇瞻科技成立於1997年，初期公司以DRAM模組的專業供應商為定位，將經營聚焦在「記憶體模組」。憑著對半導體垂直整合的完整記憶體模組技術能力與專業行銷業務，成功在全球打出Apacer自有品牌，並成為全球前四大記憶體模組廠商。
身為全球指標性的記憶體模組廠商，宇瞻科技對於資訊化管理相當重視，其中基礎的電子表單簽核應用範圍既深且廣，但隨組織擴大與需求倍增，各項電子表單簽核及資訊系統更加多元，規模日益龐大，「我們面對的問題是舊系統不敷使用，但是更換新系統就會浮現兩大挑戰：新舊系統切換是否順利、新系統在技術服務上的能量。」宇瞻資訊服務部資深經理王靄芬強調，舊系統的技術老舊、無法支援ie 10及缺乏行動簽核等問題一一浮現，隨著組織龐大及需求增多，加上IT單位人事精簡，自行開發耗時費力，不符效益。
宇瞻需要導入一套流暢、高彈性、完善的企業流程管理機制，讓所有需要用到電子表單簽核的系統能在BPM平台上做開發，規格達到統一。王靄芬表示，宇瞻將「全新架構且符合未來趨勢的BPM引擎」設定為選擇的首要條件。
宇瞻從2013年底即開始合作夥伴的挑選，歷經多家廠商多次實測演示、規格需求討論，最後選擇擁有技術新穎與實務經驗兼備的明基逐鹿；明基智能Gaia BPM之所以勝出，乃因技術能量強且新具備新架構，而且平台支援能力較Open，透過租賃服務提供無縫式升級需求，非常符合宇瞻IT單位。
相較於Gaia BPM導入之前，過去受限於系統老舊問題，開發表單困難耗時，內部同仁常反應表單查找不便，加上不支援多語言，海外同仁也無法使用；另外，法務部面臨合約版本混亂缺乏系統管理、紙本合約簽核耗時費工問題。「過往，IT單位容易成為救火單位且疲於奔命；宇瞻內部希望藉由Gaia BPM提高管理能見度，一來提升效率二來則完善企業運作流程。」王靄芬補充說明。
王靄芬表示，現在Gaia BPM直覺式的電子表單設計功能，初導入就達到縮短6倍開發時間的高效能。新進同仁在不到3個月內，就可快速上手並迅速完成3張表單開發作業，IT同仁都表示Gaia BPM所見即所得的拖拉式表單設計工具，搭配簡潔UI介面，並提供多種自行開發組件。像是財務部門的表單數佔全部表單的四分之一，多為複雜且需與ERP系統串聯，目前表單開發效率從3個月縮至1個月，大幅提升表單開發時程。
其中宇瞻導入Gaia BPM的合約管理模組則是針對法務部門所需，以前紙本合約透過法務人員經由Excel管理版本，過程繁雜讓企業承擔不必要的風險；現在透過BPM平台設定各負責部門主管簽核關卡，從起始的合約範本版本與權限設定都嚴格記錄把關，避免版本錯誤與內容誤植的狀況，對於合約簽核進度掌控與後續的歸檔紀錄都能井然有序的執行。
Gaia BPM成功串整企業大小系統，透過內建專業入口網站，訊息交換一目了然，宇瞻同時整合Outlook收信與行事曆、便當訂購系統、布告欄發布企業內部的最新消息，且具備即時回覆與標記的功能，打造企業內部社群，營造良好互動進而強化企業與員工關係、搭配節慶與特殊節日設計不同的首頁樣式，充分顯示宇瞻創新有活力的企業文化及衍生應用技術能力。
Gaia BPM具備集團式與國際化企業管理模式的Domain Knowhow，在國際化管理上實現多語言支援，更同時支援分布式部署、集中化管理模式，坐鎮總部，即可集中對來自各國、各公司流程進行統籌決策，讓宇瞻科技在企業智慧化管理更進一步。
引用自 DIGITIMES中文網
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